Inlägg

Hur ditt kontaktregister och god kundsupport går hand i hand

Bra kundservice bygger på att ha ett bra kontaktregister och ärendehantering – det är där du lägger grunden för en kontinuerlig och tydlig kommunikation med dina kunder. Det är viktigt att återkoppla till dina kunder på regelbunden basis samt att verkligen finnas där när de behöver dig.

I flera undersökningar om kundsupport har det visat sig att tiden det tar att lösa själva problemet inte är lika viktig för kunden som att få någon form av personlig respons snabbt. Det vill säga, att få ett svar att man mottagit förfrågan är en jättebra början. MEN man måste också följa upp kontakten och här är det viktigt att minnas att det är okej att meddela att det dröjer innan kunden får ett slutgiltigt svar – det viktiga är att man hör av sig! Det är också helt okej att förklara situationer som uppstått/orsakat problemet/osv. så länge du inte är undflyende och skyller ifrån dig. Att ta ansvar för att ett problem uppstått är viktigt för att kommunikationen ska kunna byggas på tillit.

Varje kontakt räknas

De flesta företag är mer eller mindre beroende av nätverkande och då är alla kontakter viktiga. Ett bra kontaktregister förenklar kommunikationen med dina kunder och din kundservice genom att till exempel kunna konstruera e-postmallar och sortera kontakter i grupper. Kan du även lägga till annan information, som till exempel anteckningar om kunden vill nås via sms eller mail etc, så underlättar det utbytet ytterligare. Det viktiga är att kunna nå kunden på kundens villkor men på ett sätt som även förenklar administrationen för dig. Automatiserade funktioner och utskick, samt möjligheten att kunna koppla in rätt medarbetare i kommunikationen snabbt ger både nöjda medarbetare och kunder.

Glöm inte backup!

När du väljer hur du strukturerar ditt kundregister och -support är det viktigt att tänka på sådana saker som backup. De flesta företag rör sig bort från att ha sådan information lokaliserat på en plats utan rör sig mot att arbeta mer molnbaserat.

För de flesta är kontaktregistret något som bara finns där och inget man funderar mycker över hur man ska organisera det. Men om du frågar dig själv, vad skulle du göra om det försvann? Då förstår du nog hur viktigt det egentligen är. Med My Lluvy försäkrar du dig mot eventuell förlust samt att vi förenklar strukturen och möjligheten att förbättra dina kundrelationer. Ett bra och strukturerat kontaktregister är en grundförutsättning för att nå ut med dina tjänster och vi vill hjälpa dig med detta!

Läs mer om våra verktyg Kontakter och Ärenden.

Tips för att skapa effektiva enkäter

Visst vill vi alla få respons på vårt arbete och våra produkter och tjänster? Att skicka ut en enkät till sina kunder kan vara ett rättframt verktyg för att få svar men det är inte alltid så lätt som man kan tro – varken att skapa en enkät eller att analysera resultatet. När det fungerar så är det underbart att få feedback från de som betyder mest för oss företagare – våra kunder. Men det finns vissa saker du kan tänka på för att du, som skapar enkäten, ska få in den information och respons du behöver. Här delar vi med oss av några enkla och snabba tips:

  • Först och främst bör du tänka igenom avsikten med skicka ut en enkät. Vad är det du vill få svar på? Vill du göra en allmän kundundersökning, med frågor om dem som kunder eller deras uppfattning om ditt företag? Vill du få feedback på en särskild insats? Frågorna kan vara många men det är viktigt att syftet är tydligt och att det framgår även för dem som skall svara på enkäten.
  • Vilka vill du ska svara på frågorna? Är det alla kunder eller är det vissa du är mer intresserade av? Är det allmänheten, de som inte är dina kunder än men som kanske kan bli? Sedan är det viktigt att välja dina frågor med omsorg. Ibland kan det vara bra att inte ställa öppna frågor, då svaret kan vara svårt att tolka och därför kanske inte är användbart för dig. Ja- eller nej-frågor kan vara för snäva och ledande. Ge hellre svarsalternativ så att du får en bredare bild av vad den som svarar tycker, men inte för många, utan några få och väl genomtänkta alternativ. Detsamma gäller den totala mängden frågor då du vill få så många som möjligt att svara på din enkät. Är svarsfrekvensen låg kan nämligen resultatet bli missvisande.
  • Många lockar med att man får en premie för att svara på enkäten och det kan givetvis öka deltagandet. Tänk på att erbjuda något som är relevant för den målgrupp som du vill ska svara.
  • Det är mycket du behöver ha i åtanke när du analyserar resultatet; en enkät är trots allt bara en fingervisning om vad för åtgärd du behöver gå vidare med. Ibland kan det vara en god idé att göra en ny enkät efter ett tag för att se om åtgärderna efter den första enkäten gett resultat. Allt beror givetvis på enkätens utformning och syfte.

Oavsett vad du än kan ha för syfte och behov när det kommer till enkäter så kan vi på Lluvy hjälpa dig! Med vårt enkät-verktyg kan du enkelt utforma, skicka ut och se resultatet av din enkät.

Att arbeta hemifrån

I en alltmer digitaliserad värld öppnas möjligheter för ett mer flexibelt arbetsklimat. Tack vare internet, bärbara datorer och mobiltelefoner, kan numera många arbetsuppgifter utföras ifrån hemmets trygga vrå. Utöver den utökade friheten det innebär för både anställda och chefer så finns det även andra positiva effekter av att kunna erbjudas att arbeta på distans.

I motsats till vad många tror så har studier visat att de som jobbar hemifrån är minst lika effektiva som, och ibland till och med mer än, de som stannar kvar på arbetsplatsen. Man har även sett att sjukskrivningar har minskat och att den allmänna nöjdhetskänslan har ökat hos de som erbjöds möjlighet att arbeta hemifrån. Givetvis finns alltid en baksida, där den största negativa effekten av att inte befinna sig på arbetsplatsen består i en sämre teamkänsla och i att det kan leda till att man känner sig isolerad. En rekommendation är att erbjuda möjligheten att arbeta hemifrån men att begränsa det till ett par-tre dagar i veckan så att man inte tappar kontakten och kommunikationen som uppstår naturligt på en arbetsplats.

Oavsett om det är frivilligt att jobba hemifrån eller genom restriktioner så är det viktigt att skapa en hållbar och inspirerande miljö för att kunna vara effektiv när man är på ”jobbet”. Här kommer några konkreta tips:

  • Rutiner – Håll någorlunda samma rutiner som när du gick till arbetet. Det hjälper dig att känna att du faktiskt jobbar och kommer igång ordentligt även fast du skulle kunna ligga kvar i sängen.
  • Raster – Oerhört viktigt att inte glömma att röra på dig. Gå ett varv runt huset, se lite annat och få lite frisk luft. Det är lätt att fastna framför datorn. Promenera omkring under telefonmötet.
  • Hemmakontoret – Skapa en plats som är till för arbete. Det är en frihet att kunna arbeta varsomhelst men det är bra att ha en plats där datorn kan landa och som du vet är ”din arbetsplats”.
  • Kommunikation – Återkoppla med dina kollegor ofta. Även om det är en chatgrupp på Messenger eller ett skypemöte över en kaffe. Småprat är det där som gör dagen och som man inte saknar förrän det är borta.

Vi på Lluvy erbjuder en mängd digitala verktyg som underlättar för att ert företag ska kunna vara flexibla och kreativa. Med en inloggning till ett My Lluvy-konto hittar du alla dessa samlade och du kan komma åt dem oavsett var du befinner dig. Vi gör allt för att underlätta kommunikationen inte bara med dina medarbetare utan även med dina kunder, oavsett tid och plats.

Läs mer om våra verktyg här.

8 fördelar med tidsbokning online

Funderar du på att börja ta emot bokningar online via din hemsida? I detta inlägg listar vi 8 fördelar för dig som företagare (och dina kunder) med att komma igång med tidsbokning online.

1. Systemet jobbar för dig dygnet runt

Med ett tidsbokningssystem är du inte längre begränsad till verksamhetens öppettider, utan kan ta emot bokningar dygnet runt. Detta underlättar för era kunder, som kanske inte har möjlighet att boka under arbetstid. Nu kan de istället boka på bussen, efter träningspasset eller när de sent på kvällen kommer på att de behöver boka in en tid. Onlinebokning är därmed ett sätt att öka era bokningar utan en större arbetsinsats.

2. Både du och kunden sparar tid

Genom att själv kunna boka, avboka och ändra tid när det passar kunden sparar de tid, och du slipper administrativt arbete och kan istället ägna all din uppmärksamhet till kunderna på plats och ge dem bästa möjliga service.

3. Ordning och reda

Alla bokningar läggs automatiskt in i kalendern, och systemet förhindrar att man dubbelbokar eller missar en bokning.

4. Alltid tillgängligt och säkert

Med ett bokningssystem online krävs bara internetuppkoppling för att du ska nå din kalender och dina bokningar. Med regelbunden backup går inte heller något förlorat.

5. Bättre kundservice

Med ett digitalt kundkort i bokningssystemet kan du notera kundens särskilda preferenser, allergier m.m. och därmed snabbt kunna erbjuda bättre service. Kunden kan även få hjälp att komma ihåg sin bokning med automatiska påminnelser via e-post eller SMS (vilket även blir ekonomiskt lönsamt för dig då du får färre uteblivna bokningar).

6. Statistik och uppföljning

Med ett digitalt bokningssystem är det mycket lättare att mäta trender, följa upp efter kampanjer eller undersöka när och varför det går trögt. Ju bättre kännedom man har om sina bokningar, ju bättre kan man styra marknadsföring (t.ex. erbjuda rabatterat pris vid lågsäsong) eller planera in extrapersonal när det är högt tryck.

7. Förskottsbetalning

Få in pengarna direkt genom direktbetalning online, via t.ex. Klarna, Stripe eller Swish.

8. Merförsäljning

Koppla bokning till ett erbjudande för riktad och mer effektiv merförsäljning, t.ex. vid bokning av hårfärgning får kunden automatiskt 20% rabatt på utvalda produkter för färgat hår.

 

Vill du komma igång med tidsbokning online? Med Lluvys verktyg för tidsbokning kan du enkelt hantera allt från schemaläggning, bokningar och påminnelser till betalning, merförsäljning och uppföljning. Du behöver inte heller oroa dig för GDPR, då systemet är förberett för detta.

3 viktiga punkter att tänka på när du väljer nytt Event Management-verktyg

Att planera och administrera evenemang är ofta mer komplext och tidskrävande än vad man tror, men med rätt digitalt verktyg underlättas arbetet. Det finns många alternativ att välja bland, därför listar vi i denna guide tre viktiga punkter att tänka på när du väljer nytt Event Management-verktyg.

1. Enkelt och tidseffektivt – för alla!

Ett bra verktyg ska hjälpa dig att spara tid, inte vara ett extra tidskrävande arbetsmoment. Detta gäller dels för dig som ska administrera evenemangen, men också för de som bokar in sig. Undvik krångliga bokningsformulär med onödiga fält, komplicerade betalningsalternativ och för många val och steg.

Det är även viktigt att det är enkelt att sprida informationen och marknadsföra dina evenemang via exempelvis e-postutskick, sociala medier eller hemsidor.

2. Anpassat och förberett för GDPR

I slutet på maj 2018 ersattes nuvarande Personuppgiftslagen (PuL) med EU-direktivet GDPR (General Data Protection Regulation) som styr hur vi får lagra och hantera personuppgifter, t.ex. namn, e-postadresser och telefonnummer. Det är alltid du som användare, och inte skaparna av verktygen, som bär slutliga ansvaret för att dessa regler följs. Men det är bra att se till att verktyget är förberett med vissa funktionaliteter som underlättar, t.ex:

  • Att kunden måste godkänna att personuppgifter lagras för att kunna boka
  • Att kunden enkelt kan avregistrera sig och få sin information raderad
  • Att du lätt kan exportera ut kundens uppgifter i en rapport

3. Mobilanpassat gränssnitt

Idag gör vi nästan allt via mobiltelefonen och har den alltid med oss. Se till att allt från inbjudan till bokningssidor, betalning, bekräftelser och påminnelser har full funktionalitet och är visuellt tilltalande även för mobilanvändarna.

Med Lluvys evenemangsverktyg blir hela kedjan från inbjudan till uppföljning enkel och automatisk, och du behöver varken oroa dig för GDPR eller problem för mobilanvändare.